On hyvin luonnollista tehdä olettamuksia henkilöstökyselyn tuloksista ennen kuin kysely on edes lähtenyt eteenpäin henkilöstölle vastattavaksi. Jotkut olettamuksiin perustuvat päätökset voivat kuitenkin heikentää kyselysi laatua. Jos esimerkiksi päätätte olla kysymättä jostakin tietystä aihealueesta sen takia, että oletatte kaikkien vastaavan näihin kysymyksiin kriittisesti, on myös mahdollista että jäätte paitsi loistavista kehitysehdotuksista.
Oletko sinä tehnyt jonkin seuraavista olettamuksista?
1. Henkilöstökyselyyn vastaamiseen tulee antaa enintään viikko aikaa.
Entäpä jos osa henkilökunnasta on vuosilomalla? Tai sairaslomalla? Jos kyselyn vastaamiseen annetaan vain viikko aikaa, osa henkilöstöstä saatetaan automaattisesti karsia pois otannasta. Varsinkin jos kysely on laaja, henkilökunnalle kannattaa antaa tarpeeksi aikaa, jotta heidän ei tarvitse valita muiden työtehtävien suorittamisen ja kyselyyn vastaamisen väliltä. Muistutusviesteistä ei myöskään ole haittaa, sillä on hyvinkin mahdollista, että kyselyn alkuperäinen kutsuviesti on hautautunut muiden sähköpostiviestien joukkoon.
2. Henkilöstökyselyn täytyy olla anonyymi, sillä kukaan ei uskalla vastata henkilöstökyselyyn omalla nimellään.
Jos henkilöstö ei uskalla vastata kyselyihin - mistä syystä tahansa - viestii tämä yrityksen sisäisestä luottamusongelmasta. Tässä tapauksessa yksi organisaation kehityskohteista onkin siis jo tiedossa. Tämä ei silti tarkoita sitä, että kyselyn täytyisi olla anonyymi. Kyselyn voi myös toteuttaa niin, että tuloksiin pääsee käsiksi vain joku ulkopuolinen henkilö, joka tutkii tuloksia täysin objektiivisesti ja raportoi tulokset organisaatiolle niin, että hän ylläpitää vastaajien anonymiteettisuojaa organisaatioon päin.
Vaikka tämä kolmas osapuoli raportoi tulokset eteenpäin yleisemmällä tasolla, hän pääsee tutkimaan tuloksia hyvinkin tarkasti, peräti yksilötasolla. Tämä mahdollistaa sen, että kyselyn toteuttamisen jälkeen voidaan vielä pitää esimerkiksi ryhmäkeskusteluja tulosten tulkinnan helpottamiseksi. Syventymällä vielä tarkemmin kyselyn tuloksiin kolmas osapuoli voi tarvittaessa pyytää yksittäisiltä vastaajilta tarkennuksia annettuihin vastauksiin. Tämä mahdollistaa sen, että henkilöstön jäsenien hyvinvointia voidaan edistää jopa yksilötasolla.
3. Avoimia palautteita ei kannata kysyä, sillä niiden analysointi vaatii liikaa aikaa ja vaivaa.
Olen samaa mieltä siitä, että avoimien palautteiden analysointi vie enemmän aikaa kuin esimerkiksi taustatietokysymysten tulosten tutkiminen. Jos koko kyselyssä on vain yksi kohta johon voi kirjoittaa vapaasti kommentteja, on hyvinkin mahdollista, että aihealueet näissä kommenteissa tulee olemaan hyvinkin erilaisia.
Entäpä jos kyselyssä olisikin useampia tarkkoja kysymyksiä joihin voi kirjoittaa vapaasti kommentteja? Sen sijaan että kyselyssä on vain yksi avoin kenttä (“Risut ja ruusut”), lisätkää jokaisen aihealueen jälkeen kommentointimahdollisuus (“Vapaa palaute liittyen lähiesimiehesi toimintaan”). Näin te päätätte kommentoinnin aihealueen ja tulosten analysointi on huomattavasti helpompaa. Kyselyn loppuun kannattaa toki lisätä vielä yksi täysin avoin kommentointikenttä, jotta henkilökunnalle annetaan varmasti tarpeeksi mahdollisuuksia kertoa mielipiteensä. Tällöin kenellekään vastaajista ei jää sellaista oloa, että jokin asia jäi sanomatta sen takia ettei siihen annettu mahdollisuutta.
4. Palkasta ei kannata kysyä, koska kaikki ovat aina tyytymättömiä palkkaansa.
Harva henkilö kieltäytyisi lottovoitosta, mutta tämä ei tarkoita sitä etteikö kukaan henkilökunnan jäsenistä osaisi arvioida oman palkkansa sopusuhtaisuutta työtehtäviinsä nähden. Kysymysten muotoilun miettiminen on erittäin tärkeää myös tässä tapauksessa, sillä esimerkiksi vastaukset kysymykseen “Haluaisitko enemmän palkkaa?” ei välttämättä anna teille riittävän laadukasta tietoa. Sen sijaan, jos kysytte henkilökunnan mielipiteitä väittämiin “Työtehtävieni vaativuustaso on otettu huomioon palkassani.” sekä “Palkkani muuttuu työtehtävieni vaativuustason muuttuessa.”, voitte saada tärkeää tietoa teidän palkkausperusteiden oikeudenmukaisuudesta.
Palkka ei välttämättä ole ainoa asia, mikä motivoi henkilökuntaa. Tämän takia teidän kannattaakin pyytää henkilöstöä arvioimaan palkkaa muiden motivoivien tekijöiden ohessa. Voi olla, että henkilökuntaa motivoi eniten esimerkiksi hyvä työilmapiiri, mukavat kollegat, avoin työympäristö tai jokin ihan muu seikka. Jos tulokset kertovat teille myös sen, miten hyvin henkilökuntaanne eniten motivoiva tekijä toteutuu organisaatiossanne, voitte saada hyvinkin konkreettisia kehitystoimenpiteitä.
5. Vain erittäin kriittiset henkilöt vastaavat henkilöstökyselyyn.
Henkilökunnan halua olla mukana organisaation kehitystyössä ei tule aliarvioida. Vaikka jollakin henkilöllä ei olisi vahvaa mielipidettä kaikista organisaation toiminnan osa-alueista, hän voi silti antaa mielellään palautetta. On hyvä pitää mielessä myös se, että vaikka joku henkilöstön jäsenistä olisi yleisesti ottaen tyytymätön organisaation toimintaan, hän on luultavasti hieman tyytyväisempi tiettyihin osa-alueisiin ja tyytymättömämpi toisiin. Ainoa varma tapa jolla ette saa vastauksia kyselyynne on se, ettei kyselyä ikinä lähetetä henkilökunnalle.
Haluatko ymmärtää syyt henkilöstösi tyytyväisyyteen? Lataa ilmainen opas onnistuneeseen henkilöstökyselyyn!
