Sisällysluettelo

1. Yhteyden luominen Zeffin ja Hubspotin välille
   • Step 1 - Aloitetaan yhteyden luominen
   • Step 2 - Zeffin organisaation liittäminen liittäminen Hubspot järjestelmään
2. Siirtyvän tiedon hallinta
3. Kyselyn automatisointi
4. Vastausten siirto takaisin HubSpottiin 

Yhteyden luominen Zeffin ja Hubspotin välille

Step 1 - Aloitetaan yhteyden luominen

Pääsemme liikkeelle siirtymällä Organisaation asetuksista löytyvälle Integraatiot-vällehdelle.

Täältä löydätte HubSpot logon, jonka alta löytyy "Kytke päälle-integraatio"-painike - Siitä painamalla siirrymme eteenpäin.

Step 2 - Zeffi organisaation liittäminen Hubspot järjestelmäänne

Kun Zeffin ja HubSpotin välille luodaan yhteyttä ensimmäistä kertaa, tarvitsette Zeffissä Ylläpitäjä tai Omistaja oikeudet, sekä Super Admin oikeudet HubSpottiin. Jos teillä ei itsellänne ole kyseisiä oikeuksia HubSpotissa - tarvitsette nämä vain tämän yhden kerran. Jatkossa pystytte hallinnoimaan integraatiota Zeffin oikeuksillanne.

Jos teillä on enemmän kuin yksi HubSpot organisaatio, pääsette seuraavasta valikosta valitsemaan mihin organisaation tämä integraatio luodaan (ao. kuva).

Kun olette luoneet yhteyden, teidät siirretään suoraan takaisin Zeffin Integraatiot-välilehdelle. Täällä näkyy HubSpot-integraatio aktiivisena, ja pääsette muokkaamalla tarkentamaan sen sisältöä.

Siirtyvän tiedon hallinta

Step 3 - Synkronoitavien kontaktitietojen hallinta

Yllä näkyvässä kuvassa Hubspot integraatio on aktiivinen - nyt haluamme hallita tuossa integraatiossa siirtyviä vastaajatietoja. Teemme tämän painamalla tuolla rivillä näkyvää Muokkaa-painiketta.

Ylimpänä näkyy Listat-osio, tähän jatkossa listautuvat ne yhteydet Hubspot ja Zeffi listat jotka ovat yhteydessä. Jätämme nyt sen tyhjäksi, ja palaamme siihen myöhemmin.

Tällä hetkellä tarkoituksemme on valita mitä kontaktitietoja tuodaan HubSpotista Zeffiin. Väliotsakkeen Kontaktitiedot alta pääsette hallinnoimaan niitä tietoja, joita Hubspot lähettää Zeffiin - Oletuksena tähän on lisätty sähköposti, mutta voitte vapaasti lisätä niin monta kontaktitietoa kuin haluatte, ja vahvistaa yhteyden painamalla oikeassa laidassa näkyvää sinistä painiketta aina kun kontaktitieto-pari on valmis.

Kun tämä on tehty, löydätte alta mahdollisuuden hallita tiedonsiirron suuntaa. Suosittelemme Hubspot arvojen käyttämistä kun otatte integraation käyttöön ensimmäistä kertaa.

Näiden valintojen jälkeen painakaa vihreää Tallenna ja Synkronoi-painiketta.  

Step 4 - Hubspotin ja Zeffin listojen linkittäminen

Zeffin ja Hubspotin välinen integraatio perustuu siihen, että järjestelmistä löytyviä listoja yhdistetään ja muutokset niiden välillä päivitetään. Esimerkkinä haluamme siirtää Hubspotissa sijaitsevasta listasta vastaanottajat Zeffiin - ja laittaa heille kyselyn liikkeelle. 

Teemme tämän siirtymällä Zeffin Kontaktit-osioon, ja siellä hallinnoimaan listoja. Olen tässä alla näkyvässä esimerkissä jo luonut "Hubspot automaatio"-nimisen listan, mutta suosittelen teitä luomaan aivan uuden listan ensimmäistä siirtoa varten.

Kun olette luoneet listan johon haluatte tietoja siirtää, painakaa kyseiseltä riviltä löytyvää salama-ikonia. Täältä pääsemme tekemään viimeiset valinnat ennen tietojen siirtymistä. Pääsette valitsemaan minkä Hubspot listan haluatte synkronoida (Alla nähtävissä, että olen valinnut listan "Staattinen: CS Tiimi), sekä sitten tehdä muutamia valintoja liittyen siihen, mitä tapahtuu lisäyksien ja poistojen yhteydessä.

Kun tallennatte nämä asetukset, muuttuu tuolla aiemmalla sivulla näkyvä salama-ikoni vihreäksi - ja nyt HubSpotissa olevat tiedot synkronoituvat Zeffiin. Tämä ensimmäinen siirto voi kestää hetken, mutta pääsette tarkastelemaan siirtyneitä tietoja avaamalla listan.

Tätä listaa voitte jo käyttää kyselyiden lähettämiseen. Jos ette halua automatisoida kutsujen lähettämistä tälle listalle, voitte jättää ohjeen läpikäynnin tähän. 

Kyselyn automatisointi

Step 5 - Synkronoidun listan yhdistäminen kutsuun

Kun haluamme automatisoida kyselyn, pitää kyselyn olla valmis ja kutsu luotuna. Kun tämä kokonaisuus on valmis, voitte jatkaa alta.

Ensiksi valitsemme listan, jonka juuri synkronoimme HubSpotin kanssa. Teemme sen klikkaamalla "Lisää kontakteja" - valitsemalla "Listat" välilehden, ja klikkamalla vihreää plussaa kyseisen listan kohdalta.

Kun sitten palaamme valinnan jälkeen kutsunäkymään - meillä pitäisi näkyä oikea määrä listoja (voitte myös valita enemmän kuin yhden), sekä tällä hetkellä kyseisillä listoilla olevien yhteystietojen määrä. Olemme nyt valmiina automatisoimaan kyselyn - Muistakaa kuitenkin tässä vaiheessa tarkistaa anonymiteettivalinta.

Step 6 - Kutsun automatisointi

Olemme valinneet haluamamme listan - nyt on aika viimeistellä automatisointi. Painamalla "Valmis lähetettäväksi" saamme lisävalintoja näkyviin, ja täältä pääsemme valitsemaan "Automatisoi".

Tästä pääsette valitsemaan milloin kutsut lähtevät liikkeelle. Automatisoinnin yhteydessä oletuksena kaikille uusille kontakteille toimitetaan kutsu, mutta pääsette myös valitsemaan haluatteko lähettää jo listalla oleville henkilöille kutsuja. 

Kun klikkaatte "Automatisoi" on kokonaisuus valmis. Jos olette seuranneet tätä ohjetta alusta asti - nyt olette siis luoneet integraation joka tuo tietoja HubSpotista Zeffiin, ja toimittaa näille tämän valitun kutsun. Seuraavaksi siirrymme toimittamaan vastauksia takaisin HubSpottiin.

Zeffissä kerättyjen vastausten palauttaminen HubSpottiin

Step 7 - Vastausten palauttaminen HubSpottiin kontaktin kortille

Kun siirrytte kyseisen kyselyn Analysoi-osioon, näette oikeassa laidassa "kytke integraatio"-painikkeen. Mahdollisuuksina täältä löytyvät vastausten palauttaminen muistiinpanoina, tai kontaktikenttinä. 

Jos tuotte vastaukset muistiinpanoina HubSpottiin, luo Zeffi uuden muistiinpanon jossa siirtyvät kaikki henkilön antamat vastaukset. 

Kontaktitietoina tuotuina saatte enemmän hallintaa tietojen siirtoon. Sen sijaan, että joutuisitte tuomaan kaikki vastaukset - pääsette yksitellen hallitsemaan mihin kenttään HubSpotissa haluatte jonkin vastauksen tuoda. Kontaktitietoina tuotuina pystytte myös luomaan uusia kontakteja HubSpottiin - tämä voi olla hyödyllistä esimerkiksi jos toisitte liidejä Zeffistä HubSpottiin.

Jäitkö jumiin? Tarvitsetko apua?

Ota rohkeasti yhteyttä tarvittaessa - autan mielelläni liikkeelle.

Terveisin,
Harri Blankenstein
Customer Journey Manager, Zeffi
harri.blankenstein@zef.fi

‍