Kuten tässä blogisarjassa on havaittu, Lean-ajattelu tarjoaa tehokkaita työkaluja ja menetelmiä eri tyyppisten hukkien eliminointiin toiminnan optimoimiseksi. Blogin osassa 2 esiteltiin Leanille keskeiset kahdeksan hukkaa, jotka ovat esteitä tehokkaalle toiminnalle. Usein vähemmälle huomiolle jäävä hukka on hukattu talentti tai tietämys, joka on lisätty Lean kaanoniin hieman alkuperäisiä käsitteitä myöhemmin, mutta joka kuitenkin on vakiinnuttanut paikkansa ja on nykyisin keskeinen osa Lean-käsitteistöä. Toimiessamme ei-teollisessa ympäristössä, vaikkapa asiantuntijayrityksen kontekstissa, voidaan tätä hukan lähdettä pitää jopa keskeisenä.

Vaikka Lean-transformaatiota tekevät yritykset panostavatkin paljon resursseja prosessien tehostamiseen, ne saattavat unohtaa arvokkaimman voimavaransa: henkilöstönsä. Hukattu talentti saattaa jäädä huomaamatta, kun taas sen potentiaali ja vaikutus yrityksen menestykseen ovat valtavat. Tässä blogissa käsitellään tapoja saada henkilöstön piilevä kapasiteetti näkyväksi voimavaraksi, jota voidaan johtaa samalla järjestelmällisyydellä, jolla Lean meidän odottaa hoitavan muidenkin "salkkujen" hoidon. 

Yritykset, jotka eivät tunnista ja hyödynnä työntekijöidensä osaamista ja kokemusta, menettävät merkittävän kilpailuedun. Tässä muutamia näkökulmia siitä, miten hukattua talenttia voidaan tunnistaa ja hyödyntää Lean-johtamisen avulla:

1. Kommunikointi ja osallistaminen: Lean-ajattelun ytimessä on avoin ja jatkuva kommunikaatio. Kannusta työntekijöitä osallistumaan prosessien kehittämiseen ja antamaan arvokasta panostaan. Heidän näkemyksensä voivat paljastaa piileviä tehottomuuksia ja mahdollisuuksia parantaa toimintaa. Yksi käytännön työkalu voi olla Kaizen-ryhmän tai ryhmien perustaminen blogisarjan osan 1 esimerkin mukaan.
2. Koulutus ja kehittäminen: Panosta työntekijöidesi koulutukseen ja kehittämiseen. Tarjoa heille mahdollisuuksia hankkia uutta osaamista ja kehittää nykyisiä taitojaan. Kun työntekijät tuntevat itsensä arvostetuiksi ja saavat mahdollisuuden kasvaa, he ovat motivoituneempia ja sitoutuneempia yritykseen. Tämän blogin toiminnallisessa osassa alempana toteutetaan käytännön työkalu osaamisen tunnistamiseen. Voit soveltaa sen periaatteita omaan organisaatioosi vapaasti.
3. Monimuotoisuus ja inklusiivisuus: Hyödynnä monimuotoisuutta ja inklusiivisuutta voimavarana. Erilaiset näkökulmat ja kokemukset voivat tuoda esiin innovatiivisia ratkaisuja ja auttaa organisaatiota saavuttamaan parempia tuloksia. Varmista, että kaikki äänet kuullaan ja että jokainen työntekijä tuntee itsensä tervetulleeksi ja arvostetuksi. Toisaalta, on hyvä välttää optimoimasta marginaalin kautta eli strateginen fokus tulisi muodostua tavalla tai toisella. Jos rajallisten resurssien ympäristössä pyritään toteuttamaan jokainen aloite, lopputulos on rajoittunut, usein riittämätön panostus tärkeisiinkin asioihin. Yksi käytännön apu voi olla asioiden tärkeyden ja nykytilan huomioiva analyysi, kuten normeeraaminen. Lue lisää>>
4. Palaute ja jatkuva parantaminen: Kannusta avoimeen ja rehelliseen palautteeseen. Työntekijät ovat usein parhaita asiantuntijoita omassa työssään ja voivat tarjota arvokkaita ideoita ja ehdotuksia toiminnan parantamiseksi. Hyödynnä Leanin periaatteita jatkuvassa parantamisessa ja rohkaise työntekijöitä osallistumaan aktiivisesti tähän prosessiin.

Hukattu talentti ei ole vain yksittäinen hukka Lean-ajattelussa, vaan se on laajempi käsite, joka kuvastaa sitä, miten organisaatiot voivat menettää arvokasta osaamista ja tietämystä, jos niitä ei tunnisteta ja hyödynnetä asianmukaisesti. Panostamalla työntekijöiden kehittämiseen, osallistamiseen ja arvostamiseen yritykset voivat saavuttaa merkittäviä kilpailuetuja ja varmistaa pitkän aikavälin menestyksen Lean-johtamisen periaatteiden mukaisesti.

Käytännön harjoitus: Miten muodostat osaamissalkun ja analysoit sitä yksilö-, tiimi- ja yritystasolla

Mitä osaamisia arvioidaan. Osaamisen tunnistamisessa on hyvä käyttää järjestelmällistä otetta. Onko teillä jokin tietty osaamispatteristo jo olemassa, jota esim. HR:nne käyttää? Miten laaja-alaisia olette - tehdäänkö teillä usean täysin eri osa-alueen työtä vai oletteko kaikki saman alan osaajia? Nämä ovat hyviä kysymyksiä, kun lähdette liikkeelle. Oleellisinta on tehdä selkeät päätökset siitä, minkä ammattiryhmän osaamisia ollaan kartoittamassa. Pidemmän päälle olisi hyvä käydä läpi kaikki johdon ja työntekijöiden ryhmät, mutta alkuun pääsee ottamalla yhdenkin henkilöstöryhmän tarkasteluun.

Arvioinnin näkökulma. Valitun ryhmän jälkeen on hyvä pohtia näkökulmaa. Toimiiko teillä parhaiten asetelma, jossa henkilöt arvioivat itse itsensä vai tulisiko mukaan saada myös esihenkilön näkökulma? Jossain organisaatiossa tarkastelua voidaan tästäkin vielä laajentaa, vaikkapa kollegojen käyttöön toistensa arvioimisessa. Tämä voi antaa mielenkiintoisia näkökulmia. Millaisena osaamiseni näyttäytyy muille ja vastaako se omaa näkemystäni?

Kun nämä näkökulmavalinnat on tehty, voidaan siirtyä kohti toteutusta. Tässä käytännön työkaluja Leaniin tarjoavassa blogisarjassa tehdään harjoitus Zeffi-työkalulla, mutta osaamisen tunnistamista voidaan kyllä tehdä jopa perinteisellä lomaketutkimuksella. Jos käytät Zeffiä, voit pyytää tässä näytetyn esimerkin itsellesi allekirjoittaneelta, ilman kuluja luonnollisesti.

Käytännön toteutus

Käytännössä arviointi toteutetaan esimerkissämme seuravasti. Ensin tunnistetaan rooli, jossa arviointi tehdään, siis joko esihenkilö tai itsearvio. Sitten tunnistetaan arvioitava henkilö alasvetovalikosta. Sen jälkeen seuraavat arvioitavat osaamiset. Käytännössä pidemmissä arviointipatteristoissa suositamme, että jaatte eri arviointiteemat omiksi osioikseen, esim. "juridinen osaaminen", "ohjelmisto-osaaminen", "toimialaosaaminen", "vuorovaikutustaidot", "työn hallinta". Näiden osioiden alle tuodaan sitten tarvittava määrä arviointikohteita, jotka erotellaan omiksi kysymysryhmikseen. Alla olevassa esimerkissä on tuotu 30 arvioitavaa kohdetta niitä tarkemmin ryhmittelemättä. Voit tarkastella esimerkkiä kuvatekstin linkin takaa löytyvästä esimerkkitoteutuksesta, jonka saat myös maksutta käyttöösi, jos sinulla on järjestelmämme käytössä.

Kuva 2. Arviointi käytännössä. Voit testata vastaajanäkymää tästä.

‍

Siirrytään analyysivaiheeseen. Analysointia voidaan tehdä yksinkertaisimmillaan henkilötasolla, vertaamalla kahta yhden henkilön arviointia toisiinsa, 1) esihenkilöarviota ja 2) itsearviota. Yhtä lailla suoraviivaisesti voidaan verrata vaikkapa tiimin keskimääräisiä osaamisia toisiinsa tai yksilön osaamista tiiminsä keskimääräiseen osaamiseen. 

‍

Kuva 3. Tulosten analyysi käytännössä

‍

‍

‍

Osaaminen ja Lean

Lean-johtamisen osaamisen tunnistamisen näkökulmasta kaikki äskeisessä esimerkissä käsitellyt näkökulmat voivat olla yhtä lailla hyödyllisiä ja arvoa lisääviä. Oleellista on tunnistaa osaaminen, joka voi avata uusia arvonluonnin malleja tai jonka avulla voidaan poistaa hukkaa. Osaaminen on siitä poikkeuksellinen hukan lähde, että sen vaikutukset ovat pitkälti potentiaalisia - jokin mahdollisuus jää hyödyntämättä. Tämä on kuitenkin täysin validi kohde kehittämiselle ja kehittämisen vaikutukset ovat usein kauaskantoisia. 

Aivan konkreettisena Lean-toimintatapana esimerkiksi monipuolisen ammattitaidon tunnistaminen auttaa suunnittelemaan työtehtävät tehokkaimmalla mahdollisella tavalla. Esimerkiksi tuotannon pullonkaulojen purkamisessa voi olla aivan oleellista, että paikalla on aina tiettyjä erityisosaamisia hallitsevia henkilöitä.

Myös ei-niin-tuotannollisessa ympäristössä osaamissalkun hallinnalla on merkitystä. Jos tunnistatte edellä kuvatun harjoituksen mukaisesta osaamissalkusta keskeisiä osaamislajeja, joilla on teille liiketoiminnallista merkitystä, oletettavasti lähdette niitä kehittämään, eikö totta?

Tähän päättyy Lean-blogisarjamme tältä erää. Tulemme kuitenkin palaamaan Lean-aiheisiin webinaareissa ja blogissakin aina aika ajoin. Onko sinulla jokin Lean-aihe, josta haluaisit kuulla lisää? Laita viestiä allekirjoittaneelle ja katsotaan asiaa tarkemmin.

terveisin,

Janne Vainikainen, Zeffi

Blogisarjan kirjoitukset

Osa 1 - Viikko 9 - Lean-johtaminen käytännönläheisesti

Osa 2 - Viikko 11 - Lean-työkalut arvon tunnistamisessa

Osa 3 - Viikko 13 - Lean-työkalut laadun varmistamisessa

Osa 4 - Viikko 15 - Leanin 8. hukan lähde - hukattu lahjakkuus tai tietämys

Kirjoittaja

Janne Vainikainen on ZEF Oy:n operatiivinen johtaja, tietojohtamisen ekonomi ja Lean Six Sigma Black Belt. Hän soveltaa Leania niin työssään SaaS-yrityksessä ja konsultoidessaan asiakasyrityksiä. 

‍