Arviointikoneen käyttöohjeet ja ohjevideot

Suhteellinen raportti: perusteet

Videolla kerrotaan, kuinka hyödyntää ZEFin suhteellista raporttia ja nelikenttää (5:22).

ZEF-menetelmä

Koulutuksessa käydään läpi ZEF-menetelmä ja raportit, jotka saadaan ZEF-kyselytyökalusta. (41:36)

ZEF Arviointikoneen raportointikoulutus

Koulutuksessa käydään läpi ZEF-työkalun raportointipuoli ja sen eri ominaisuudet. Videolla tarkastellaan muun muassa, miten luoda ja tulkita raportteja sekä kuinka eri raportteja voi verrata keskenään. (37:23)

ZEF Arviointikoneen käyttöliittymäkoulutus

Koulutuksessa käydään läpi kaikki ZEF-työkalun perustoiminnallisuudet: mm. kyselyn luominen, kysymysten asettaminen, ulkoasun muokkaaminen, käännösten tekeminen, vastaajien seuraaminen ja raportointi. (1:00:27)

ZEFsurvey (Arviointikone) -koulutusvideo

Tämän videon avulla opit luomaan kyselyn, lähettämään sen vastaajille, sekä tulkitsemaan raportteja. Lisäksi opit mikä on ZEF-menetelmä ja suhteellinen raportti, sekä miten hyödyntää sitä arvioinneissasi. Videolla käydään läpi työkalun käyttöominaisuudet samalla, kun luodaan arviointi ja lähetetään se vastaajille sekä katsotaan työkalun eri raporttimuodot (2:10:20)

Arviointikone pähkinänkuoressa

Videolla kerrotaan, mikä ZEF Arviointikone on? Millainen on patentoitu ZEF menetelmä? Miksi ZEFillä kerätyn tiedon laatu on niin paljon parempi kuin perinteisillä kyselytyökaluilla kerätyn tiedon laatu? (4:40)

Arvioinnin laatimisen pikaohje

Videolla käydään läpi uuden lomakkeen luominen, kysymysryhmien ja kysymysten tekeminen, ulkoasun luominen, vastaajaryhmien tekeminen, sekä vastaajien tuominen, kutsuviestin laatiminen, käännöksien tekeminen sekä kutsuviestin lähettäminen vastaajille. (4:19)

Raportoinnin pikaohje

Seuraavalla videolla käydään läpi raportointityökalun perusominaisuudet: raportin käyttäjämäärät, absoluuttinen ja suhteellinen raportti, pistepilviraportti, vastauksien rajaaminen, raporttien vertailu ja raporttiryhmät (4:44)

Kysymysryhmän ehdollistaminen

Videolla näytetään esimerkki kysymysryhmän ehdollistamisesta eli miten voit kysyä tietyt kysymykset vain osalta vastaajista. (2:51)

Vastaajien tuonti csv-tiedostolla

Videolla näytetään, kuinka vastaajat tuodaan arviointiin csv-tiedoston avulla. (6:11)

Käännösten tekeminen

Videolla opetetaan käännösten tekeminen arviointilomakkeeseen. (5:37)

Suhteellisen raportin hyödyntäminen

Tämän videon avulla opit hyödyntämään suhteellista raporttia arvioinneissa. Suhteellinen raportti helpottaa päätöksentekoa esimerkiksi silloin, kun täytyy päättää mitä täytyy kehittää ja mihin täytyy panostaa toiminnassa. Videossa luodaan nopeasti demoarviointi ja tulkitaan sen raporttia. (11:00)

Miten suhteellinen raportti pelastaa päätökset

Tositapahtumiin perustuva tarina siitä, miten Arviointikoneen suhteellinen raportti antaa todellisuuteen perustuvia tuloksia keskiarvojen sijaan. Tulos voi olla dramaattisestikin toisenlainen. ZEFin kouluttaja/asiakaspalvelija Aleksi Hentilä kertoo… (7:38)

Raporttien vertailu

Raporttien vertailussa käydään läpi miten verrata tietoa raporttiryhmien avulla sekä kahden erillisen arvioinnin raporttien vertailu. (11:20)

Raporttien yhdistäminen kahdesta tai useammasta lomakkeesta

Videolla opetetaan, kuinka yhdistelet eri lomakkeiden vastausdatat. Huomioi, että voit välttyä turhalta yhdistelyltä esimerkiksi käyttämällä samassa arviointilomakkeessa erillisiä vastaajaryhmiä. (12:22)

Näin teet asiakaspalautekyselyn

Kuinka kerätä tehokkaasti asiakaspalautetta? Millaisia tuloksia saat asiakaspalautteistasi ulos? Kuinka voit tehdä toimenpiteitä asiakaspalautteiden pohjalta? Katso videomme ja opi, kuinka tehdä asiakaskysely.(21:02)

Henkilöstön hyvinvointiarvioinnin laatiminen

Videolla opetetaan laatimaan perusmuotoisen henkilöstön hyvinvointiarvioinnin.
Videollaa luodaan nopeasti muutamia esimerkkikysymyksiä, luodaan ulkoasu, tuodaan vastaajat ja lähetetään kutsuviesti. (24:42)

Usein kysytyt kysymykset

Mitä tarkoittaa “Salli vastausten muuttaminen jälkikäteen” aloitus-välilehdellä?
Kun henkilö vastaa henkilökohtaisen linkin kautta tai ottaa itselleen talteen julkisesta linkistä muodostuneen henkilökohtaisen linkin, vastaaja voi palata muuttamaan vastauksiaan näiden linkkien kautta. Laajoissa kyselyissä, jossa vastaajat saavat jakaa vastauslinkkiä eteenpäin, suosittelemme laittamaan tämän asetuksen off-tilaan, jotta vastaajat eivät tietämättään jaa väärää, henkilökohtaista linkkiä eteenpäin.

Kun ominaisuus on off-tilassa, ei linkki enää avaudu uudestaan, jos vastaaja on vastannut kaikkiin kysymyksiin tai painanut kyselyn lopussa valmis-nappia. Jos vastaaja jättää vastaamisen kesken, pääsee hän vastaa henkilökohtaisen linkin kautta vastaamaan kyselyyn 30 minuutin ajan. Tämän jälkeen linkki sulkeutuu.

Miten saan kyselyn sulkeutumaan tiettynä ajankohtana?
Voit ajastaa kyselyn sulkeutumaan aloitus-välilehdellä aktivoimalla ensin ruudun vasemmalta puolelta kyselyn ja sitten ruudun oikealla puolella asettaa sulkeutumisajankohdan kohtaan “Sulje kysely VVVV-KK-PP TT:MM:SS”. Sulkeutumisajankohta tulee olla otsikossa mainitulla tavalla eli vuosi, kuukausi, päivä, väli, tunti, minuutti, sekunti. Huomioithan, että tiedonkeruun tulee olla päällä, jotta sulkeutumisajankohdan voi ajastaa.

Olen tuomassa vastaajia CSV-tiedoston avulla editoriin. Mistä tiedän, mikä on oikea kielikoodi kullekin kielelle?
Voit tarkistaa oikeat kielikoodit täältä. Huomioithan, että vastaajien tuontiin käytettävään CSV-tiedoston sarakkeeseen C tulee ainoastaan kielen lyhenne, esimerkiksi EN.

Haluan, että tietyt kysymykset näytetään vain tietyllä tavalla vastanneille henkilöille. Kuinka voin tehdä tämän?
Kysymyksiä voi ehdollistaakysymysryhmäkohtaisesti monivalinta- tai vaihtoehtokysymysten vastausten perusteella. Lue tämä ohjeistus tai katso lyhyt video, kuinka se tapahtuu.

Miten voin tarkastella kyselyiden raportteja vastaajakohtaisesti?
Raportteja voi tarkastella vastaajakohtaisesti lataamalla raportin Excel-tiedostona. Tiedostossa näkyy jokaisen vastaajan vastaukset omalla rivillään.

Miksi vastaaja näkee toisen vastaajan vastaukset?
Kun kyselyn julkisen linkki avataan, muuttuu se henkilökohtaiseksi linkiksi. Jos tämän henkilökohtaisen linkin kautta vastataan kyselyyn ja linkkiä jaetaan eteenpäin, näkee linkin seuraavaksi avannut henkilö edellisen vastaajan vastaukset. Tämän takia on erittäin tärkeää ohjeistaa vastaajia, saako linkkiä jakaa, kenelle sitä saa jakaa ja missä muodossa linkin tulee olla, jotta se jaetaan oikein.
Julkisesta linkistä henkilökohtaiseksi linkiksi muodostuneen linkin tunnistat seuraavasta tekstistä: “”Note:_This_is_your_personal_link._Sharing_this_link_shares_your_answers_too””. Henkilökohtaista linkkiä, joka lähetetään työkalusta kutsuviestin mukana, ei tule milloinkaan jakaa toiselle vastaajalle!

Olen lähettänyt vastaajille kutsuviestin kyselyyn, mutta nyt haluan muokata kyselyä. Onko tämä vielä mahdollista?
Kyselyä voi muokata vaikka se olisikin jo livenä. Turvallisin mielin voit muokata kyselyä, jos yhtään vastausta ei kyselyyn ole vielä tullut. Jos vastauksia on tullut ja muokkaat kyselyä, poistuu muokattujen kysymysten osalta vastaukset.

Jos kysely on toteutettu aiemmin ja haluat nyt toteuttaa sen uudestaan pienin muokkauksin, on hyvä ottaa huomioon, että tässäkin tapauksessa muokattavien kysymysten vastaukset poistuvat. Tällöin olisi hyvä luoda jo toteutetusta kyselystä kopio, jota voit muokata ilman, että vastauksia katoaa.

Ketkä lasketaan aloittaneiksi? Entä lopettaneiksi?
Kyselyn aloittaneita ovat ne vastaajat, jotka ovat vastanneet ensimmäiseen kysymykseen tai ovat edenneet ensimmäisestä kysymyksestä eteenpäin. Lopettaneet vastaajat ovat ne vastaajat, jotka ovat kyselyn lopussa painaneet valmis-nappia.

Mitä tarkoittaa, kun kutsuviestien statuksena on “jonossa”?
Viesti on lähetysjonossa ja odottaa lähettämistä. Toisinaan kutsuviestien lähettämisessä on ruuhkaa, joten voi mennä hetki ennen kuin kutsut lähtee vastaajille.
Kutsuviestillä voi olla myös jokin seuraava status:
Käsitelty: Kutsun lähetys on käsitelty ja odottaa lähettämistä.
Hylätty: Kutsun lähetyspyyntö on hylätty. Vastaanottaja on pyytänyt kutsujen lähettämisen estämistä tai vastaanottajan sähköpostiosoite on virheellinen.
Toimitettu: Kutsuviesti on toimitettu vastaanottajan sähköpostipalvelimelle onnistuneesti.
Palautettu: Viesti on palautettu lähettäjälle. Mahdollisesti lomavastaajan vastaus tai vastaava viesti.
Avattu: Viesti on avattu. Tämä tieto on käytettävissä vain, jos vastaanottaja hyväksyy HTML-muotoiset sähköpostiviestit.
Klikattu: Kutsuviestin linkkejä on klikattu vähintään kerran. Huomioi, että tämä ei välttämättä ole linkki, jota käytetään vastaamiseen.
Lähetys estetty: Vastaanottajan sähköpostiosoitteeseen viestien lähettäminen on estetty. Mahdollisesti sähköpostiosoitetta ei ole enää olemassa tai viestien toimittaminen osoitteeseen ei ole onnistunut aiemmin.
Merkattu roskapostiksi: Vastaanottaja on merkannut kutsuviestin roskapostiksi. Suosittelemme, että et lähetä hänelle enää kutsuviestejä.

Miten voin ladata kysymykset editorista esimerkiksi tulostamista varten?
Kysymykset voi ladata kysymykset-välilehdeltä klikkaamalla Tallenna word-tiedostona -ikonia.

Kuinka voin siirtää kyselyn kysymykset toiselta tunnukselta toiselle?
Kyselyn kysymykset pystyy siirtäminen toiselle tunnukselle näin: valitse kysely, jonka haluat myös toiselle tunnukselle käytettäväksi. Mene kysymykset-välilehdelle ja klikkaa sieltä Tallenna xml-tiedostona. Kysymykset tallentuu nyt tietokoneellesi. Sitten siirry toiselle tunnukselle.

Mene Aloitus-välilehdelle ja klikkaa Uusi lomake ja Luo omasta lomakepohjasta. Valitse juuri lataamasi tiedosto tietokoneeltasi ja paina Tallenna. Nyt kyselyn kysymykset on tuotu myös tälle tunnukselle omana kyselynä.

Kuinka voin siirtää kyselyn kysymykset ja vastaukset toiselle tunnukselle?
Vastausten siirtäminen tunnukselta toiselle on mahdollista, mutta hiukan työläämpää kuin pelkkien kysymysten siirtäminen. Vastausten siirtämiseen löydät ohjeistuksen täältä.

Miten saan raportin ladattua jollakin tietyllä, kyselyssä käytetyllä kielellä?
Kyselyn raportit tulevat sillä kielellä, mikä on asetettu editorin Aloitus-välilehdellä oletuskieleksi. Raportteja luodessa voit tarvittaessa vaihtaa oletuskielen raportoinnin ajaksi ja palauttaa kielen toiseksi.

Miksi en näe vastauksia raportissa?
Anonymiteettisuojauksen vuoksi kysymyksen vastauksia ei näytetä, jos vastaajia on alle kolme tätä koskien tätä kysymystä. Vastaukset tulevat esille, kun vastauksia on kertynyt kolme tai enemmän. Vai oletko jakanut vastaajille auto group -ryhmän julkista linkkiä? Tässä tapauksessa muuta ryhmän nimi toiseksi ja vastaukset tulevat esille raporttiin. Huomioithan, että tällöin raportissa näkyvät myös esikatselussa tehdyt testailuklikkien vastaukset.

Katson raporttia aikavälisuodattimella; miksi vastausprosentti nousee tämän myötä 100%?
Aikavälisuodattimella tarkasteltaessa vastausprosentteja, on luku aina 100% johtuen siitä, että raportti näyttää ainoastaan tuona aikana vastanneet vastaajat, eikä ota huomioon vastaamatta jättäneitä tai muulloin vastanneita.

Miksi tekemäni muutokset eivät näy kyselyssä?
Jos olet tehnyt muutoksia ja tallentanut ne, suosittelemme katsomaan kyselyä incognito-tilassa.

Tuleeko aina luoda uusi vastaajaryhmä vai voinko käyttää auto group -ryhmän julkista linkkiä?
Suosittelemme aina luomaan uuden vastaajaryhmän. Tällöin esimerkiksi esikatselun takia kerääntyneet vastaukset eivät häiritse raportointia. Automaattisesti syntyvä Auto group -vastaajaryhmän julkista linkkiä ei voi esimerkiksi sulkea.

Kuinka monta vastaajaa voi vastata yhteen kyselyyn?
Jotta raportointi sujuisi jouhevasti, suosittelemme vastaajia olevan maksimissaan 2500 kyselyä kohti.

Mitä selainta suosittelette käyttämään tehdessäni kyselyitä?
Paremman käyttäjäkokemuksen vuoksi suosittelemme käyttämään selaimena joko Google Chromen tai Mozilla Firefoxin uusimpia versioita.