Tietojohtaminen on johtamisen laji, joka keskittyy liiketoiminnan ohjaamiseen tietoon perustuen.
A3. Systemaattinen ongelmanratkaisun menetelmä jatkuvaan parantamiseen. Tarkoituksella varsin rajoitettu tarkastelutapa ohjaa keskittymään olennaiseen. Ongelman kuvaus, juurisyyt, ratkaisuehdotus ja mittaaminen mahtuvat samalle A3-arkille.
Aineeton pääoma. Yrityksen pääoman laji, joka kauppatieteellisen tietojohtamisen ajattelun mukaan jää jäljelle, kun rahalliset ja aineelliset pääoman lajit on vähennetty kokonaisuudesta. Jokaisella yrityksellä on aineetonta pääomaa, sitä ei vain ole aina helppo havaita, koska se ei ole käsin kosketeltavaa tai näy tileillä. Ollakseen pääomaa, aineettoman omaisuuden tulee ainakin potentiaalisesti muodostaa arvoa jossain tulevaisuuden vaiheessa.
Aineetonta pääomaa voidaan käyttää yhtä aikaa monessa käyttötarkoituksessa. Sen arvo kasvaa käytön myötä, toisin kuin vaikkapa koneen, joka kuluu käytössä. Vaikka aineeton pääoma on usein tietyn yrityksen hallinnassa, sille ei aina ole markkina-arvoa. Investoinnit aineettomaan pääomaan ovat tuottojen skaalautuvuudesta johtuen riskeistään huolimatta usein houkuttelevia.
Arviointi. Järjestelmällistä arviointia tehdään mm. laadun määrittelemiseksi. Usein käytetään jotain käsitekehikkoa, kuten EFQM tai CAF. Arviointi tuottaa lisäarvoa ollessaan kattavaa, se voi auttaa näkemään kokonaisuuden sen osien sijasta, "metsän puilta".
Arvo. Johtamisen kohteena arvo on aina subjektiivinen käsite eli arvo on suhteessa johonkin. Arvo riippuu arvioijasta ja käytetyistä asteikoista. Yrityksen kannalta kiinnostava arvon laji on asiakasarvo eli se lisäarvo, jonka yritys pystyy ratkaisuillaan asiakkaalle tuottamaan tämän maksaman hinnan lisäksi. Jotta yrityksen toiminnalla olisi jatkuvuutta, sen tuotteiden arvon tulee ylittää niiden hankkimisesta tai tuottamisesta maksetun hinnan. Ks. arvoon perustuva johtaminen >>
Arvoketju. Linkittää toisiinsa yrityksen sisäiset ja ulkoiset toimijat.
Arvovirtakartta (value stream map). Tapa kuvata materiaalin ja informaation kulkemista arvoverkostossa. Tietojohtaminen keskittyy näistä jälkimmäiseen. Lean-johtamisen perusvälineitä.
Automaatio. Manuaalisen työn poistaminen on tapa tehostaa prosessia ja vähentää virhelähteitä. Erityisesti toistuvat ja paljon virheitä aiheuttavat työvaiheet kannattaa poistaa joko prosessia kehittämällä tai puuttumalla virheiden juurisyihin. Lue lisää automaatioista >>
Ba. Virtuaalinen tai fyysinen tila tietämyksen jakamiselle. Virtuaaliset työtavat korostuvat etätyöaikana. Millä työkaluilla haette yhteistä suuntaa tässä ajassa? Kehittäjät: Nonaka ja Konno.
Balanced Scorecard. Tasapainotettu tuloskortti huomioi strategisen tason arvioinnissa talouden, asiakasnäkökulman, prosessinäkökulman ja (henkisen) kasvun näkökulman. Kehittäjät: Kaplan ja Norton.
Brändi. Useimmille menestyville yrityksille keskeinen voimavara. Osa aineetonta pääomaa. Luottamuksen arvoisuus ja kirkas erottuminen ovat avainasioita brändin rakentamisessa.
Business Intelligence, BI. Englanninkielinen termi liiketoimintatiedon hallinnalle esiintyy myös suomalaisen liikkeenjohdon puhekielessä. Keskustelun alaista on, sisältääkö tämä vain numeerisen järjestelmiin viedyn tiedon vai myös hiljaisen tiedon.
CAF. Common Assessment Framework on keskeinen laatujohtamisen kehikko julkishallinnolle.
CKO. Tietojohtaja C-tason nimikkeenä. Kyseessä on nimenomaan tiedon, ei tietohallinnon johtaja.
Coaching. Valmentava johtamistyyli on tietojohtajille rakas. Mallia haettu urheilumaailmasta.
CRM, customer relations management. Asiakkuuksien hallinnan järjestelmä. Tulisi olla keskeinen työkalu koko yritykselle, ei vain myynnille ja markkinoinnille. Nykyisin CRM:t eivät ole saarekkeita, vaan linkittyvät muihin integroituihin järjestelmiin. Suosittuja CRM:iä ovat esim. Hubspot, Salesforce ja Dynamics.
Data. Muodostuu merkkijonoista. Sillä itsellään ei ole informaatioarvoa (ks. informaatio).
Delfoi-menetelmä. Käytetyimpiä ennakointimenetelmiä, tekijänä asiantuntijapaneeli.
Demingin ympyrä. Useimmille tuttu hokemasta plan - do -check - act (ks. jatkuva parantaminen).
Differointi. Kilpailluilla markkinoilla tuotteiden erilaistaminen on tapa saavuttaa kilpailuetua.
EFQM. Euroopan laatupalkintokilpailu. Laatujohtamisen kehikoita.
Eksplisiittinen tieto. Toisin kuin hiljainen tieto, eksplisiittinen tieto on vaivattomasti esitettävissä sanallisessa muodossa ja kirjattavissa ylös.
Ennakointi. Asiantuntijoiden toteuttama prosessi, jossa pyritään arvioimaan päätösten vaikutuksia tulevaisuudessa, pyrkien suotuisimpien vaihtoehtojen priorisointiin.
GAP-analyysi. Esimerkiksi nykytilan ja tavoitetilan välinen ero. Puhutaan myös kuiluanalyysina.
Goodwill. Liikearvo eli yrityskaupassa kirjattava tasearvon ylittävä osa kauppahinnasta. Voidaan maksaa tietopääomasta, esim. brändistä.
Hiljainen tieto. Tiedon laji, jota luonnehtii henkilökohtaisuus ja riippuvuus kontekstista. Vaikeasti siirrettävissä ja ylös kirjattavissa. Organisaatiolle arvokasta ja merkitys korostuu henkilöstövaihdoksissa.
Hukka. Arvoa tuottamaton osa (liike-)toimintaa. Lean-johtamisen avainkäsitteitä.
Immateriaalioikeus. Ei-aineellinen omaisuuserä, esim. patentti tai tavaramerkki.
Informaatio. Koostuu datasta, joka on esitetty ymmärrettävässä muodossa. Datan merkkijohoihin siis liitetään jokin yksilöivä tunniste, joka kuvaa tietosisällön. Esim. taulukko, jossa on asiallinen otsikkorivi, on jo informaatiota. Informaatio ei vielä täytä tiedon määritelmää (ks. tieto).
Inhimillinen pääoma. Muodostuu kauppatieteellisen tietojohtamisen käsittein tietopääomasta, sosiaalisesta pääomasta ja tunnepääomasta. Inhimillistä pääomaa voi kasvattaa mm. verkostoitumalla.
Innovaatio. Uusi konsepti, resurssi tai toimintatapa, jolla on kaupallista arvoa. Innovaatioita ruokkii ei lähteistä saatavan tiedon yhdistäminen. Suuri osa innovaatioista on vähittäisiä parannuksia ei disruptiivisia mullistuksia.
Jatkuva parantaminen. Keskeinen osa Lean- ja laatujohtamista. Organisaation pyrkimys jatkuvasti kehittää toimintojaan. Liittyy keskeisesti organisaatiokulttuuriin. Tutuin jatkuvan parantamisen käsitekehikko on Demingin ympyrä (plan, do, check, act), joka ohjaa jatkuvaan suunnitteluun, tekemiseen, tarkastamiseen ja toimimiseen. Tyylipuhtaasti tietojohdetussa yrityksessä jokaisen työntekijän tulisi kehittää työtään jatkuvan parantamisen ajattelumallin mukaisesti.
Kanban. Lean-johtamisen keskeinen käsite, joka on muun muassa JIT (just in time; juuri oikeaan aikaan) -valmistuksen taustalla. Tuttu useimmille kanban-korteista, esim. Trellossa. Alun perin fyysisen (auto-)tehtaan linjastoilta syntynyt malli on keskeinen ohjelmistokehityksessä, jossa kanbanilla kohdistetaan rajallisia resursseja.
Know-how. Suomalaisessa puhekielessä tietotaito.
Kysely. Tapa hankkia annetun määritelmän mukaista tietoa. Voidaan käyttää merkityksessä, jossa haetaan tietoa tietokannasta, esim. SQL-kysely. Usein myös tietylle arvioijajoukolle kehittämistarkoituksessa tehty tiedonkeruu, joka nykyisin toteutetaan sähköisellä, tarkoitukseen kehitetyllä ohjelmistolla, kyselytyökalulla.
Tutustu Zeffi-kyselytyökaluun:
Laatujohtaminen. Johtamisen näkökulma, joka korostaa tuotetun kokonaislaadun maksimointia. Laatu on subjektiivinen käsite eli aina suhteessa johonkin. Oleellinen kysymys liiketoiminnassa on asiakkaiden laatuodotusten tunteminen ja oman toiminnan sopeuttaminen niihin. Laadunarviointi on yksi tapa ottaa tämä haltuun.
Lean-johtaminen. Alun perin Toyotan autotehtailla syntynyt tuotantojärjestelmä ja ajattelutapa, joka on levinnyt laajalle alkuperäisen sovellusalueen ulkopuolelle. Nykyisin uusin rintama Leanin omaksumisessa kulkee terveydenhuollon ja palveluliiketoimintojen saralla. Hyvin toimiva kokonaisuus, kunhan ei erehdytä pitämään vain tehostamisen mantrana. Kyse on ennen kaikkea arvon tuottamisesta, vaikkapa niille terveydenhuollon asiakkaille. Tai sinun asiakkaillesi. Suosittelen.
Keskeisiä tekijöitä Lean-johtamisessa ovat prosessi- ja asiakaskeskeisyys, hukan vähentäminen, pullonkaulojen poistaminen, prosessin virtauksen tehostaminen. Haluatko selvittää Lean-johtamisen tavoitetilan ja lähtötilan teillä ja lähteä rakentamaan Lean-kehitysohjelmaa. Tässä moderni kyselytyökalu ja pieni GAP-analyysi tekevät ihmeitä. Ole yhteydessä, niin katsotaan tätä tarkemmin.
Metadata. Tietoa tiedosta eli esim. tietokantojen sisällöstä kertovaa tietoa. Kuvaa tiedon rakennetta.
Ontologia. Käsitteellinen määrittely, joka on luonteeltaan yksiselitteinen ja muodollinen.
PESTEL-analyysi. Paljon käytetty toimintaympäristöanalyysin kehikko. Tarkastelee yrityksen toimintaympäristön muutoksia kuudella ulottuvuudella: poliittisia (political), taloudellisia (economic, sosiaalisia (social), teknologisia (technological), ympäristöön liittyviä (environmental) ja lainopillisia (juridical) muutoksia. Toimintaympäristöanalyysi edeltää tavallisesti strategiatyötä. Suosittelen.
Pilvipalvelu. Verkkoon liitetty päätelaite, vaikkapa läppäri tai puhelin toimii käyttöliittymänä sisältöön, joka todellisuudessa sijaitsee pilvipalvelussa, ei päätelaitteella. Pilvellä tarkoitetaan lyhyesti sanottuna joukkoa toisiinsa kytkeytyneitä tietokoneita. Pilven kautta voidaan käyttää yhteiskäytössä olevia sovelluksia tai palveluita, eikä käyttäjä tavallisesti huomaa eroa vaihtoehtoisiin toteutustapoihin.
Prosessi. Kuvaa toisiaan seuraavat työvaiheet. Prosessi voi jakautua ali- ja osaprosesseihin. Prosessikehitys on keskeinen osa Lean-johtamista. Lean-näkökulmasta prosessin sisäisten työjonojen välttäminen on keskeistä ja siihen pyritään mm. automaatiolla. Prosessinomistajat puolestaan ovat henkilöitä, joille on vastuutettu yksittäisiä prosesseja.
Rakennepääoma. Tietojohtamisessa rakennepääomalla tarkoitetaan organisoitumisen ja johtamisen tapoja, kulttuuria ja arvoja sekä uudistumiskykyä. Tietyllä tavalla tämä on yhtä kuin yrityksen DNA.
Raportointi. Keskeinen tiedolla johtamisen edellytys. Raporttien tulisi tiivistää oleellinen tieto helposti tulkittavaan muotoon, mitä voi tukea esim. visuaalisin työkaluin. Ks. myös tilannekuva.
Resilienssi. Organisaation kyky varautua ja vastata muutoksiin. Resilienssiä voidaan tukea panostamalla riskienhallintaan, arviointityöhön ja ennakointiin.
Resurssi. Voimavara, jota yritys käyttää. Tietojohtamisen kirjallisuus on kiinnostunut etenkin VRIN-resursseista, jotka ovat arvokkaita (valuable), harvinaisia (rare), vaikeasti jäljiteltävissä (in-imitable) ja ei korvattavissa (non-substitutable). Oletko miettinyt, mitkä teidän resursseistanne ovat tällaisia?
Resurssitehokkuus. Voimavarojen käyttöä optimoiva suuntaus. Jos resurssien jatkuva täystyöllistäminen on ykköstavoite, työjonot kasvavat helposti, kun odotetaan vapautuvia resursseja. Lean-johtamisessa keskitytäänkin resurssitehokkuuden ohella virtauksen maksimointiin.
Riskienhallinta. Toimintaa, jolla pyritään ennaltaehkäisemään riskien realisoitumista ja poistamaan riskilähteitä, vakavimmista lähtien. Oleellisia käsitteitä tietojohtamisen näkökulmasta ovat jatkuvuussuunnittelu, kriittisten resurssien ja suojattavien arvojen tunnistaminen sekä kriittisten järjestelmien varmentaminen. Keskeisin riski liittyy ihmisten toimintaan ja tietojohdetussa organisaatiossa usein kriittisten osaamisten henkilöitymiseen. Riskienarviointi on yksi hallinnan keino.
Scrum. Ketterän kehittämisen (agile) keskeinen menetelmä, jolla parannetaan resurssien hallintaa.
Semanttisuus. Merkitsee tiedon ja tietämyksen luokittelua merkityksien avulla. Semantiikka linkittää merkityksen niiden kohteisiin. Tämäkin sanasto on semanttinen kokonaisuus.
Serendipiteetti. Serendipiteetti viittaa sattuman rooliin arvon luomisessa. Innovaatiotoiminnan sankaritarinoissa kerrotaan sattuman voimasta. Todellisuudessa innovaatiot rakentuvat useimmiten järjestelmälliselle kehitystyölle ja kuuluvat sen luonteeseen. Mikäli innovaatiotoiminnan lopputulos tunnettaisiin ennalta, kyseessä ei olisi innovaatio.
SECI-malli. Tarkastelee tiedon sosiaalistamista, ulkoistamista, yhdistämistä ja sisäistämistä. Tiedon merkitys kasvaa ihmisten välisessä vuorovaikutuksessa esim. hiljaista tietoa jakamalla. Etätyöaikana tämä näkyy kaipuuna kahvihuoneiden puheensorinaan. Joko teillä on virtuaalinen kahvihuone?
Sisäistäminen. Tietojohtajalle merkitys on eksplisiittisen tiedon muuttuminen hiljaiseksi tiedoksi.
Skenaario. Yksi mahdollinen versio tulevaisuudesta.
Strategia. Ylätason suunnitelma tavoitteeseen pääsemiseksi. Hyvä strategia on realistinen suhteessa käytettävissä oleviin resursseihin ja kokonaisvaltainen. Strategian tulee tasapainottaa lyhyen ja pitkän aikavälin tavoitteet järkevästi (esim. tehokas toiminta tänään vs. teknologinen kilpailukyky huomenna). Järjestelmällinen strategiatyö pohjautuu toimintaympäristöanalyysiin ja sitä voidaan tukea skenaariotyöllä, arvioinnilla ja ennakoinnilla.
Suhdepääoma. Tietojohtamisen käsitteenä kyse on tietoresurssista, jonka alalajeja ovat asiakaskanta, verkostot ja tavaramerkit. CRM lienee yksi keskeinen tapa väline hyödyntää suhdepääomaa teillä?
SWOT-analyysi. Strategisen tarkastelun väline, jolla hahmotetaan vahvuuksia, heikkouksia, mahdollisuuksia ja uhkia. Pika-SWOT onnistuu esim. nelikenttäanalyysilla.
Synkronointi. Yksi automaation keskeinen käsite. Voidaan synkronoida esim. kahden työkalun sisältämät asiakaslistat, jolloin niiden sisällöt vastaavat toisiaan.
Tiedolla johtaminen. Välillä tätä käytetään tietojohtamisen synonyymina. Lyhyesti kyseessä on (strategisen) tiedon hyödyntämisestä yrityksen johtamisessa. Tieto otetaan johtamisen välineeksi. Keskeisiä välineitä ovat arviointi, ennakointi ja skenaariotyö. Johtamisen tuen näkökulmasta keskeistä on tietoa tiivistävien raporttinäkymien tuottaminen, jotka mahdollistavat johtamisen.
Tieto. Informaatiota, jonka merkitys tunnetaan. Tiedonhallinta ja tietojohtaminen ovat tapoja hyödyntää tietoa. Ks. myös jaottelu hiljaiseen tietoon ja eksplisiittiseen tietoon.
Tietohallinto. Osasto tai tiimi, jonka vastuulla ovat tietojärjestelmät. Painopiste on siirtynyt laitehallinnasta yhä enemmän tiedon hyödyntämisen tukemiseen: tuotetaan siis suorituskykyä tiedon hallintaan ja tietojohtamiseen. Tähän vaikuttaa myös pilvipalvelujen yleistyminen.
Tietojohtaminen. On johtamisen laji, joka keskittyy liiketoiminnan ohjaamiseen tietoon perustuen. Tavoitteena on tiivistää saatavissa olevasta tiedosta bisneksessä menestymisen kannalta oleellinen tilannekuva. Tämä on paitsi tietopääoman hallintaa, mitä suurimmassa määrin myös ihmisten välistä vuorovaikutusta. Mitkä ovat ne A4:lle mahtuvat tunnusluvut, joita johtoryhmäsi pitäisi hyödyntää?
Tietokanta. Yleensä rajattua kohdetta kuvaava, tiettyä rakennetta noudattava tietojen yhdistelmä. Hakutoiminnallisuus on hyödyllisyyden edellytys. Esimerkiksi CRM on keskeinen tietokanta.
Tietoprosessit. Tapoja, joilla yritys hyödyntää tietoa. Esim. tiedon luominen, hankkiminen, jakaminen, tallentaminen ja oppiminen.
Tietopääoma. Yrityksen käytettävissä olevat tietoresurssit, jotka ovat sen strategian kannalta oleellisia. Aineetonta omaisuutta, jonka arvoa yritys voi kasvattaa tietojohtamisen keinoin. Tietojohtamisen näkökulmasta juuri tietopääoman menestyksekäs johtaminen on yrityksen menestyksen tae.
Tietoresurssit. Muodostuvat inhimillisestä pääomasta, rakennepääomasta ja suhdepääomasta.
Tietostrategia. Ylätason suunnitelma tiedon johtamisesta. Voi olla esim. eksploitaatiostrategia (hyödynnämme olemassa olevaa tietoa) tai eksploraatopstategia (innovoimme uutta tietoa).
Tietämys (knowledge). Muodostuu tiedon tulkitsemisesta ja ymmärtämisestä. Useimmiten kokemusperusteista ja aina oleellinen tuki onnistuneelle päätöksenteolle.
Tilannekuva. Ajantasainen tilannekuva on raportoinnin tavoitetila. Automaatiot tukevat tätä.
Toimintaympäristö. Tietojohtamisen näkökulmasta yrityksen ympäristö on jatkuvassa muutoksessa. Tietojohtamista tukee, mikäli tilannekuva saadaan jalostettua riittävän kattavaksi ja ajantasaiseksi, jotta siitä saadaan kilpailuetua. Ks. myös PESTEL-analyysi.
Verkosto. Muodostuu erilaisten solmukohtien kautta linkittyneistä pisteistä. Voi olla myös yritysten tai henkilöiden verkosto. Verkostomainen toiminta on vapaaehtoista ja osallistuminen itsessään motivoivaa. Tietojohdettu yritys on organisaationa usein verkostomainen.
Virtaustehokkuus. Lean-johtamisen tavoitelistan kärkipäässä. Painottaa prosessin tehokasta toimintaa ja työjonojen välttämistä. Tulisi tasapainottaa resurssitehokkuuden kanssa, jotta toiminta kannattaa.
Kuva: Brett Jordan / Unsplash